Uwaga: Aby zapewnić prawidłowy przebieg procedury wypożyczenia, wnioski o wypożyczenie należy kierować na piśmie do dyrektora Muzeum Historii Wojskowości (MHM) co najmniej 6 miesięcy przed rozpoczęciem wystawy.
Ogólne warunki wypożyczenia
Transport i pakowanie:
Koszty pakowania oraz transportu tam i z powrotem wypożyczonych eksponatów, w tym ewentualnej opieki konserwatorskiej, ponosi wypożyczający.
Pakowanie i transport powinny być zazwyczaj realizowane przez profesjonalną firmę transportową specjalizującą się w przewozie dzieł sztuki, która musi spełniać następujące wymagania:
- wieloletnie doświadczenie w pakowaniu, transporcie, montażu i demontażu obiektów muzealnych na wystawach w kraju i za granicą;
- pakowanie, załadunek i rozładunek obiektów przez przeszkolonych pakowaczy dzieł sztuki z co najmniej 3-letnim doświadczeniem zawodowym;
- doświadczenie w obchodzeniu się ze specjalnymi grupami materiałów (wymienionymi w załączniku „Warunki ogólne”);
- przeprowadzanie formalności celnych, eskorta, organizacja lub przejęcie usług kurierskich, w tym organizacja podróży zgodnie z międzynarodowymi standardami;
- zapewnienie specjalnych materiałów do opakowania (wymienionych w załączniku „Warunki ogólne”);
- Dostawa i otwarcie skrzyń klimatycznych na 24 godziny przed transportem;
- W razie potrzeby zapewnienie mobilnego stołu do pakowania;
- Preferowane są przejazdy bezpośrednie;
- Magazynowanie przejściowe wyłącznie po uzgodnieniu w zabezpieczonych i klimatyzowanych pomieszczeniach.
Pojazd transportowy:
- izolowany, z zawieszeniem pneumatycznym, klimatyzowany;
- przesyłki muszą mieć możliwość stabilnego zamocowania równolegle do kierunku jazdy;
- obecność mechanicznej platformy załadunkowej dla jednostek opakowaniowych o masie powyżej 20 kg.
Transport należy zorganizować jako transport bezpośredni. Transporty z ładunkiem dodatkowym mogą odbywać się wyłącznie po uzgodnieniu. Specjalne warunki transportu dla obiektów szczególnie narażonych i wrażliwych zostaną Państwu przekazane oddzielnie i tak wcześnie, jak to możliwe. Firma transportowa zapewnia opakowanie.
Ubezpieczenie:
Najemca zobowiązuje się do ubezpieczenia wypożyczonych przedmiotów zgodnie z wartościami ubezpieczeniowymi ustalonymi przez wypożyczającego i pokrywa wszystkie koszty ubezpieczenia. Wypożyczający otrzymuje kopię polisy ubezpieczeniowej. Dopiero po przedstawieniu kopii polisy ubezpieczeniowej wypożyczającemu zostaną wydane przedmioty najemcy.
Ubezpieczenie jest zawierane „od momentu nadania do momentu odbioru” i obowiązuje do momentu ponownego dostarczenia wypożyczonych przedmiotów do wypożyczającego. W przypadku przekroczenia terminu ubezpieczenia z powodu opóźnienia w dostawie, wypożyczający ponosi wynikające z tego dodatkowe koszty. Wymagane w tym przypadku przedłużenie okresu ubezpieczenia zostanie niezwłocznie zainicjowane przez wypożyczającego.
O ile ryzyko odpowiedzialności cywilnej jest w całości pokryte pod względem wysokości i zakresu przez gwarancję federalną, gwarancję w ramach tzw. pokrycia własnego lub odpowiedzialności państwa zagranicznego (US-Idemnitiy lub odpowiednia gwarancja odpowiedzialności), a wypożyczający przedstawi na to dowód, obowiązek ubezpieczenia może zostać zniesiony.
Tabliczki inwentarzowe:
Tabliczki inwentarzowe wypożyczającego należy z reguły pozostawić na obiekcie. Możliwe są jednak inne ustalenia.
Porównanie protokołów:
Przy odbiorze wypożyczonego przedmiotu osoba odbierająca otrzymuje kartę towarzyszącą eksponatowi, która jest sprawdzana przy każdym przekazaniu i podpisywana przez wypożyczającego oraz najemcę pod kątem poprawności i kompletności zarówno podczas transportu tam, jak i z powrotem. W przypadku zmian prosimy o natychmiastowe poinformowanie nas. Podpisana karta towarzysząca eksponatowi powinna zostać zwrócona wraz z wypożyczonym przedmiotem.
Eskorta kurierska:
Jeśli wymagana jest eskorta kurierska z naszej strony, koszty ponosi wypożyczający.
Dostęp:
W razie potrzeby i po uzgodnieniu terminu należy umożliwić pracownikom MHM dostęp do obiektu w salach wystawowych, magazynach lub magazynach przejściowych.
Montaż wystawy:
Po dostarczeniu wypożyczonych eksponatów w salach wystawowych nie mogą już odbywać się żadne prace rzemieślnicze, w szczególności malarskie. Farby muszą być całkowicie wyschnięte w całym obszarze wystawowym. Podczas montażu wystawy nie wolno pracować ani montować niczego nad eksponatami.
Gabloty powinny być wyposażone w laminowane szkło bezpieczne (grubość: 8 mm) oraz zamek cylindryczny.
W przypadku eksponatów o wartości ubezpieczeniowej powyżej 200 000 € zamek cylindryczny musi odpowiadać klasie odporności 3 (P2BZ, 6 zapadek). Wymagane zabezpieczenie alarmowe jest uzgadniane indywidualnie w umowie.
Wewnątrz gabloty należy unikać wszelkich źródeł oparów, takich jak kleje, świeże drewno, płyty pilśniowe, nie do końca wyschnięte cokoły lub powłoki na podłożach eksponatów. Wymagane są pokrycia tekstylne o neutralnym pH lub papiery i tektury bezkwasowe, marmur, pleksi lub podłoża szklane. Jeśli należy przestrzegać wytycznych dotyczących montażu, są one wymienione w karcie towarzyszącej eksponatowi oraz w umowie. Należy unikać przemieszczania obiektów po ustawieniu wystawy. W poszczególnych przypadkach wypożyczający może jednak postawić inne wymagania.
Klimat i oświetlenie:
Podczas transportu, przechowywania i ekspozycji wypożyczonych obiektów należy zapewnić stały klimat. Szczegółowe wymagania dotyczące klimatu i natężenia oświetlenia są wymienione w informacjach dotyczących grup obiektów. Należy wykluczyć bezpośrednie nasłonecznienie lub lokalne nagrzewanie obiektów przez źródła światła w gablotach. Oświetlenie należy ograniczyć do godzin otwarcia i konserwacji.
Fotografowanie i filmowanie:
Jeśli planowane są wyjątki dla celów prasowych i reportażowych, należy je zgłosić wypożyczającemu i są one dozwolone pod następującymi warunkami: minimalna odległość od źródła światła: 3,5 m; czas oświetlenia maksymalnie 5–10 minut. W drodze odstępstwa od powyższego wszystkie obiekty papierowe i tekstylne mogą być oświetlane maksymalnie przez jedną minutę.
Ustawienia kamery powinny być dokonywane przy normalnym oświetleniu muzealnym.
Opieka:
Wystawa powinna być regularnie nadzorowana w trakcie trwania.
Obrazy:
Wilgotność względna: 52% w.w., +/- 5%, stała
Temperatura: 18–22 °C, stała
Natężenie oświetlenia: maks. 250 luksów, światło dzienne, lampy fluorescencyjne i energooszczędne mogą być używane wyłącznie z filtrem UV. Źródła światła LED nie powinny przekraczać temperatury barwowej 3000 K (ciepła biel).
Wieszanie: Proszę wykorzystać stare otwory w ramie do montażu systemu zawieszenia. Nie wolno usuwać oszklenia, oprawy ani osłony tylnej.
Transport powinien odbywać się w miarę możliwości w pozycji pionowej i przy użyciu rękawiczek, zwłaszcza w przypadku ram złoconych i posrebrzanych. W przypadku bardzo dużej wagi zaleca się rękawiczki skórzane.
Drewno:
Wilgotność względna: 52% w.w., +/- 5%, stała
Temperatura: 18–22 °C, stała
Natężenie oświetlenia: maks. 250 luksów, światło dzienne; lampy fluorescencyjne i energooszczędne mogą być używane wyłącznie z filtrem UV. Źródła światła LED nie powinny przekraczać temperatury barwowej 3000 K (ciepła biel).
Obiekty mogą być generalnie prezentowane wyłącznie w gablotach wolnych od kurzu i substancji szkodliwych. Podczas transportu, przechowywania i ekspozycji należy dbać o stały klimat. W przypadku drewna oprawionego obowiązują te same warunki, co w przypadku obrazów.
Tkaniny:
Wilgotność względna: 52% w.w., +/- 5%, stała
Temperatura: 18–22 °C, stała
Natężenie oświetlenia: 50 luksów. Należy stosować wyłącznie światło sztuczne. Świetlówki i żarówki energooszczędne mogą być używane wyłącznie z filtrem UV. Źródła światła LED nie powinny przekraczać temperatury barwowej 3000 K (ciepła biel). Obiekty mogą być generalnie prezentowane wyłącznie w gablotach wolnych od kurzu i substancji szkodliwych. Należy przestrzegać szczegółowych wytycznych dotyczących montażu.
Obiekty prezentowane na popiersiach, figurkach lub podobnych elementach wystawowych nie mogą być narażone na naprężenia spowodowane zbyt dużymi elementami prezentacyjnymi lub stelażami.
W żadnym wypadku nie wolno przebijać ani przyszywać żadnych obiektów gwoździami, igłami, sznurkiem z tworzywa sztucznego, nicią itp. Wszelkie ingerencje, takie jak np. przyszywanie pętelek lub innych elementów montażowych, mogą być wykonywane wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu. Obiekty nie mogą w żadnym wypadku mieć kontaktu z klejami lub taśmą klejącą.
W przypadku prezentacji w pozycji leżącej konieczne jest użycie podkładu z folii poliestrowej („Melinex”, „Hostaphan” itp.), tkaniny bawełnianej, kartonu bezkwasowego lub bibuły.
Wszelkie prace związane z montażem i instalacją muszą być wykonywane i nadzorowane przez konserwatora. Jako materiał opakowaniowy bezpośrednio wokół obiektu należy stosować bezkwasowy papier jedwabny.
Metal:
Wilgotność względna: 45 %, +/- 5% wilgotności względnej, stała
50% +/- 5% w przypadku kombinacji materiałów Temperatura: 18-22 °C stała
Natężenie oświetlenia: 50 luksów w przypadku elementów tekstylnych i składników organicznych.
Światło dzienne, świetlówki i żarówki energooszczędne mogą być używane wyłącznie z filtrem UV. Źródła światła LED nie powinny przekraczać temperatury barwowej 3000 K (ciepła biel).
Obiekty mogą być generalnie prezentowane wyłącznie w gablotach wolnych od kurzu i substancji szkodliwych. Broń należy w indywidualnych przypadkach zabezpieczyć dodatkowo alarmem oprócz zamka cylindrycznego. Należy ściśle przestrzegać wytycznych dotyczących montażu. Metale nie mogą mieć bezpośredniego kontaktu z metalami, np. ze stojaków lub elementów montażowych, ani z materiałami nośnymi pochodzenia organicznego. W tym celu konieczne jest zastosowanie podkładów lub osłon, np. z poliestru, takich jak „Melinex”, lub rur termokurczliwych. Metale należy dotykać wyłącznie w czystych rękawiczkach.
Rękodzieło:
Tworzywa sztuczne, guma
Kosmetyki, żywność, wosk | Wilgotność względna: 45% w.w., +/- 5%, stała Temperatura: maks. 20 °C, stała Natężenie oświetlenia: maks. 250 luksów Wilgotność względna: 50% w.w., stała |
|
Preparaty pochodzenia zwierzęcego i roślinnego | Wilgotność względna: 50% w.w., +/- 5%, stała Temperatura: 18–22 °C, stała Natężenie oświetlenia: 50–70 luksów |
|
Kość słoniowa, kość, bursztyn, szylkret, masa perłowa, skóra Szkło, emalia | Wilgotność względna: 50%, +/-5%, stała Temperatura: 18–22 °C, stała Natężenie oświetlenia: maks. 250 luksów maks. 1000 luksów Szkło chore nie więcej niż 40% wilgotności względnej!!! | Aby uniknąć pęknięć, złamania uchwytów, gałek itp., należy zawsze trzymać produkt wyłącznie za korpus. |
Porcelana, ceramika | Wilgotność względna: maks. 55%, stała Temperatura: 18–22 °C, stała Natężenie oświetlenia: maks. 1000 luksów | Aby uniknąć pęknięć, złamania uchwytów, gałek itp., proszę zawsze trzymać produkt wyłącznie za korpus |
Gips | Wilgotność względna: maks. 55%, stała Temperatura: 18–22 °C, stała natężenie oświetlenia: 250 luksów w przypadku gipsu w ramkach, w pozostałych przypadkach zmienne |
|
Kamień nieoszlifowany | RF: maks. 60% RF, stała temperatura: 15–25 °C, stałe natężenie oświetlenia: zmienne |
|
Zasada: obiekty powinny być prezentowane wyłącznie w gablotach wolnych od kurzu i zanieczyszczeń. Urządzenia techniczne
Papier ogólnie:
Plakaty i grafiki są wypożyczane wyłącznie w ramkach i mogą być wyjmowane z ramek wyłącznie przez wypożyczającego.
Arkusze graficzne, dokumenty i plakaty:
Wilgotność względna: 45–50%, stała Temperatura: 18–22 °C, stała
natężenie oświetlenia: maks. 50 luksów, brak światła dziennego, lampy fluorescencyjne i energooszczędne mogą być używane wyłącznie z filtrem UV. Źródła światła LED nie powinny przekraczać temperatury barwowej 3000 K (ciepła biel).
W wyjątkowych przypadkach prezentacja jest możliwa również bez ram. W takich przypadkach obiekty mogą być prezentowane wyłącznie w gablotach. Obiekty szczególnie wrażliwe należy chronić folią Melinex przed uszkodzeniami spowodowanymi światłem i osadzaniem się kurzu. Wszystkie obiekty muszą być zamontowane na „kartonie muzealnym”, tak aby nie miały kontaktu z nieodpowiednimi podkładami. Kartony i papiery z kolorowym laminatem nie nadają się do bezpośredniego kontaktu między obiektem a kolorową powierzchnią, ponieważ dla tych podkładów nie ma gwarancji producenta na „jakość muzealną”. Ze względu na gorszą jakość kartonu stosowanie kolorowych passe-partout na wystawie powinno być ograniczone, aby uniknąć ryzyka dla obiektów. Obiekty papierowe nie mogą być eksponowane w sposób nakładający się na siebie, ponieważ mogą powstawać białe obramowania!
Broszury, dokumenty itp. muszą być eksponowane w gablotach w sposób zabezpieczony, a odpowiedni montaż musi zostać wykonany przez konserwatora.
Ponieważ plakaty i grafiki ogólnie, a dokumenty częściowo mogą być wypożyczane wyłącznie w oprawie, należy przestrzegać następujących zasad:
- Za oprawę wykonaną na specjalne zamówienie (wymiary i materiał) płaci wypożyczający.
- Wypożyczający musi zapłacić za standardową oprawę tylko wtedy, gdy w magazynie nie ma wystarczającej liczby opraw, a więc trzeba je specjalnie zamówić.
- Jeśli ze względu na własną działalność wystawienniczą MHM nie będzie możliwe wykonanie oprawiania przez pracownika MHM, wypożyczający musi pokryć koszty zatrudnienia osoby do pomocy.
Wszystkie opłacone przez wypożyczającego ramy pozostają w jego posiadaniu, chyba że potwierdzi on na piśmie MHM, że z nich rezygnuje. Nie przewiduje się rekompensaty w przypadku pozostawienia ram w MHM. Przechowywanie obcych ram nie powinno przekraczać 8 tygodni.
- Do transportu oprawionych obiektów przewidziane są skrzynie na obrazy. Jeśli MHM nie dysponuje odpowiednią skrzynią na obrazy, należy ją wypożyczyć od firmy transportowej. Koszty tego, jak również transportu pustych ram, ponosi wypożyczający. Szkło należy zakleić taśmą.
Książki:
Wilgotność względna: 50–55%, stała
Temperatura: 18–22 °C, stała
Natężenie oświetlenia: maks. 50 luksów
Książki, broszury, zeszyty i albumy itp. powinny być generalnie prezentowane wyłącznie w gablotach wolnych od kurzu i substancji szkodliwych.
Uwaga na wymiary: Książki są obiektami trójwymiarowymi, których wymiary mogą się zmieniać w zależności od miejsca otwarcia. Zapotrzebowanie na miejsce przy ekspozycji strony tytułowej różni się od zapotrzebowania przy otwarciu np. w połowie tomiku. Oznacza to, że wymagana przestrzeń w gablocie wynika z tzw. wymiaru instalacyjnego (zewnętrzne wymiary książki w stanie ekspozycji) oraz należy do tego doliczyć grubość książki.
Każda książka i każdy obiekt papierowy musi mieć podkładkę z bezkwasowego kartonu muzealnego. Wszystkie rodzaje książek – czy to albumy, broszury, zeszyty, oprawy skórzane, pergaminowe, tkaninowe, papierowe, teczki czy inne tomy – należy eksponować w pozycji leżącej. Dotyczy to zarówno obiektów zamkniętych, jak i prezentowanych w pozycji otwartej. Książka musi być podparta odpowiednią podpórką, np. z tektury, szkła akrylowego lub podobnego materiału, tak aby leżała jak w kołysce. W wyjątkowych przypadkach tę „konstrukcję kołyskową” można umieścić na odpowiedniej płycie nośnej, której nachylenie nie może przekraczać 35° (licząc od płaszczyzny). Należy zachować podstawową zasadę konserwatorską, zgodnie z którą ciężar książki spoczywa na powierzchniach okładek. Ciężar nie może być przenoszony na krawędzie stojące książki, aby nie powstało naprężenie na grzbiecie, zagięciach, oprawie i zszyciu.